Mehr Zeit für die Kinder, weniger Zeit für Administration, verlässlichere Kommunikation zwischen Eltern und Einrichtungen sowie innerhalb der Teams – das sind die Vorteile der neuen App „KITAMuc by KIKOM“, die Stadtschulrat Florian Kraus und IT-Referentin Dr. Laura Dornheim jetzt vorgestellt haben. Das Mammutprojekt, an dem neben dem IT-Referat und dem Referat für Bildung und Sport auch it@M und die LHM Services GmbH beteiligt waren, startete im März 2023. Mit einer gemeinsamen Projektleitung aus beiden Referaten wurde sichergestellt, dass die App neben vielseitigen, nutzerzentrierten Funktionalitäten auch höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllt. Einen dreimonatigen Praxistest, der ab Dezember 2023 im Städtischen Haus für Kinder am Oberwiesenfeld lief, hat die KITAMuc App erfolgreich bestanden. Seit Beginn des neuen Kita-Jahres wird sie schrittweise in den 460 städtischen Kitas ausgerollt. Ziel ist die Einführung der App in sämtlichen Städtischen Kitas, Tagesheimen, Horten und Standorten der städtischen Kooperativen Ganztagsbildung.
Wer jemals Kinder in einer Kindertageseinrichtung hatte, kennt die Fallstricke des Alltags zur Genüge: Der Infozettel zum anstehenden Ausflugstag ist verloren gegangen, die Erlaubnis zum eigenständigen Heimweg des Kindes hat die Nachmittagsschicht nicht erreicht und für die Krankmeldung des Kindes verbringt man leidige Zeit in der Warteschleife. Für die Erzieher*innen wiederum bedeutet jede einzelne Unregelmäßigkeit in den Bring-/Abhol- oder sonstigen Routinen eine Informationskaskade ins Team, die mit zunehmender Betriebsamkeit unübersichtlicher wird.
KITAMuc by KIKOM: In Echtzeit alle gut informieren
Die KITAMuc App schafft hier Abhilfe, indem sie alle Informationen in einer Plattform sammelt und allen berechtigten Personen in Echtzeit zur Verfügung stellt. Für die Eltern bedeuten vor allem die Kalenderfunktionen mit Hinterlegung von Schließzeiten, Veranstaltungen und Elterngesprächen, gruppenspezifische Informationssammlungen sowie unkomplizierte Krankmeldungen und Rückmeldungen zu Events eine große Erleichterung. Diese Informationen lassen sich darüber hinaus in 32 Sprachen übersetzen, so dass auch Verständigungsschwierigkeiten ausgeräumt werden können. Dem pädagogischen Team bietet der Blick in das Gruppenbuch schnelle Auskunft zu An- und Abwesenheiten, individuellen Ernährungsweisen oder Besonderheiten im Einrichtungsalltag wie die Anwesenheit von Handwerkern.
Die Nutzung der KITAMuc App erfolgt in jeder Einrichtung ausschließlich über einrichtungseigene Tablets und Diensthandys. Die Nutzung der App auf einem privaten Handy ist den sorgeberechtigten Personen vorbehalten, die sich über einen von der Kita ausgegebenen Aktivierungscode registrieren.
Positive Erfahrungen in der Pilot-Einrichtung: „Nie mehr ohne App“
Befürchtungen in der Pilot-Einrichtung, dass die Nutzung der App zu viel Zeit absorbieren würde und die Tablets eine große Präsenz im Kita-Alltag bekämen, haben sich nicht bestätigt. Im Gegenteil: Die Zeitersparnis sowie die Klarheit und Verlässlichkeit der Kommunikation wurden von der gesamten Kita-Familie als herausragender Mehrwert benannt. Auch Berührungsängste bei der Nutzung der Technologie konnten schnell zerstreut werden.
Janina Lachner, Leiterin des Hauses für Kinder Am Oberwiesenfeld: „Wir sind große Fans der App geworden. Unsere Erfahrung ist, dass wirklich alle Mitglieder unserer Kita-Familie besser informiert sind. Wartezeiten und Frust wegen vergessener Termine haben sich minimiert ebenso wie die Zeit, die unsere Mitarbeitenden für das Management von Rücklaufzetteln und Telefonnotizen aufwenden müssen. Die Übergaben an die Eltern in den Randzeiten laufen geschmeidiger und ganz generell wissen einfach alle besser Bescheid und können sich besser einbringen. Wir freuen uns, wenn es für uns mit der App weitergeht.“
Bürgermeisterin Verena Dietl: „München ist eine Smart City – das lässt sich jetzt auch in den Städtischen Kitas erleben. Die KITAMuc App by KIKOM wird das Leben von unseren Kita-Familien, Erzieher*innen und Leitungen einfacher und störungsfreier machen. Das ist ein echter Fortschritt, dazu gratuliere ich allen Beteiligten.“
Stadtschulrat Florian Kraus: „Die App hat das Potenzial, den Verwaltungsaufwand in den Kitas merklich zu reduzieren und das Personal hier spürbar zu entlasten. Auch den Eltern erleichtert die App den Alltag. Bei der Beschaffung der App war uns daher an einer intuitiven, einfachen Bedienbarkeit gelegen. Das ist in Kooperation mit dem IT-Referat hervorragend gelungen.“
IT-Referentin Dr. Laura Dornheim: „Wir machen Digitalisierung für alle in München, auch für die ganz Kleinen. Genau dafür ist die KITA-App das beste Beispiel. Viele hochmotivierte Kolleg*innen haben daran mitgewirkt, dass Erzieher*innen und Eltern sicher und zeitgemäß kommunizieren können. Als IT-Referentin und Mama freue ich mich darüber ganz besonders!“
